Cómo hacer un plan de capacitación

Programar y presentar un plan de capacitación puede ser una tarea desafiante y gratificante. En este sentido, existen detalles y requerimientos a los que tendrás que prestar atención de manera cuidadosa. Al prepararte de manera meticulosa para tu sesión de capacitación y cautivar a tu público, podrás hacer que esta sea una experiencia educativa e interesante para las personas que asistan.

Parte 1 Prepararte para la sesión de capacitación

1. Elige el mejor lugar y hora de tu sesión de capacitación. Querrás elegir un lugar para tu sesión de capacitación que tenga asientos y espacio suficiente para todas las personas que asistan. Tu elección dependerá bastante de la cantidad de personas que asistirán a tu sesión de capacitación.

• Deja espacio suficiente para algún equipo o material de presentación.
• Considera el costo del espacio y los recursos que tengas a tu disposición.

2. Planifica los objetivos de tu presentación. Una parte importante del hecho de crear una buena presentación es tener objetivos claros. Encuentra algunos puntos importantes que desees desarrollar y descubre lo que desees que tu público aprenda. Tu presentación debe cubrir los siguientes tres objetivos principales de una sesión de capacitación:

• Hacer que tus resultados de aprendizaje sean específicos y claros.
• Procurar hacer que tus objetivos se puedan medir.
• Hacer que tus objetivos sean realistas. No trates de presentar demasiada información durante tu sesión de capacitación.

1.3 Practica tu presentación. Practicar tu presentación te puede ayudar a presentar de manera segura el material a tu público.

• Puedes practicar solo en frente de un espejo.

• Presta atención cuidadosa a la introducción y conclusión.

4. Prepara material para repartir. Utilizar materiales para repartir puede ayudar a que tu público comprenda y retenga la información que presentes.

• Considera incluir copias impresas de todas las presentaciones.
• Los diagramas y las hojas de datos son excelentes documentos adicionales al material que repartas.

Parte 2 Utilizar ayudas visuales

2.1 Prepara toda ayuda visual que puedas necesitar. Las ayudas visuales pueden ser una manera excelente de representar una información, puedes tratar de utilizar cuadros, videos o imágenes para que así te ayuden a hacer que tus puntos sean atractivos y fáciles de comprender.

• Mantén tus ayudas visuales de la manera más clara y simple.
• No dependas por completo de tus ayudas visuales durante tu sesión de capacitación.

2. No repartas materiales mientras presentes una ayuda visual. Si planeas presentar alguna información con tu ayuda visual, no distribuyas información o materiales al mismo tiempo.

• Reparte todo material antes o después de usar una ayuda visual.
• Mantén al público enfocado en la ayuda visual cuando la estés presentando.

2.3 Ten listo un plan de respaldo. La tecnología que uses durante una presentación a fin de mostrar la ayuda visual puede malograrse o fallar. Asegúrate siempre de tener otro método para presentar dicha información en caso de que no puedas usar tu ayuda visual.

• Ten material impreso de alguna imagen o diagrama que puedas distribuir.
• Debes estar listo para presentar la información que un video cubra si no puedes utilizar un reproductor.

Parte 3 Cautivar al público

1. Pon a tu público en primer lugar. Después de que hayas practicado y preparado los objetivos de tu sesión de capacitación y tu presentación, tendrás que enfocarte en el público. Ellos son la razón por la cual desarrollas la sesión de capacitación y ahora tendrás que cautivarlos y presentarles de manera eficaz tu información.

• No te sientas nervioso cuando empieces. Acuérdate de tu preparación: aquellas personas que asistan estarán listas y emocionadas por aprender.

2. Monitorea a tu público. Fíjate en la manera en que tu público recibe la información y en el nivel de interés y concentración. Ajusta el ritmo a fin de que mantengas interesado y cautivado a tu público.

• Mostrarse inquieto o mirar el reloj pueden ser señales de que tu público perdió el interés.
• Si las personas lucen distraídas, trata de volver a capturar su atención.

3. Finaliza siempre con una sesión de preguntas y respuestas. Lo más probable es que tu público tenga bastantes preguntas sobre la información y capacitación nueva que les presentaste.

• Las preguntas y respuestas son muy importantes ya que permiten que tu público comprenda mejor el tema que se trató.
• Todo el público podrá aprender de una sola pregunta.

4. Evalúa tu presentación. Si bien puede ser difícil aprender una manera de determinar objetivamente cómo te fue en tu presentación, existen algunos métodos que puedes utilizar a fin de conocer lo que funcionó y lo que no.

• Procura repartir una encuesta al final de tu sesión de capacitación.
• Considera dar un tipo de prueba al final de tu presentación. Esta prueba te permitirá conocer la cantidad de información que tu público retuvo.

Sugerencias

• Dar descansos ayuda a mantener enfocado y atento a tu público.
• Asegúrate de brindar cosas básicas, como hojas y lápices, para que las personas puedan tomar apuntes.
• Ajusta tu ritmo si sientes que están desatentos o que están perdiendo el interés.
• Una preparación adecuada es importante para que tu sesión de capacitación sea un éxito.