Programar
y presentar un plan de capacitación puede ser una tarea desafiante y
gratificante. En este sentido, existen detalles y requerimientos a
los que tendrás que prestar atención de manera cuidadosa. Al
prepararte de manera meticulosa para tu sesión de capacitación y
cautivar a tu público, podrás hacer que esta sea una experiencia
educativa e interesante para las personas que asistan.
Parte
1 Prepararte
para la sesión de capacitación
- Elige el mejor lugar y hora de tu sesión de capacitación. Querrás elegir un lugar para tu sesión de capacitación que tenga asientos y espacio suficiente para todas las personas que asistan. Tu elección dependerá bastante de la cantidad de personas que asistirán a tu sesión de capacitación.
- Deja espacio suficiente para algún equipo o material de presentación.
- Considera el costo del espacio y los recursos que tengas a tu disposición.
- Planifica los objetivos de tu presentación. Una parte importante del hecho de crear una buena presentación es tener objetivos claros. Encuentra algunos puntos importantes que desees desarrollar y descubre lo que desees que tu público aprenda. Tu presentación debe cubrir los siguientes tres objetivos principales de una sesión de capacitación:
- Hacer que tus resultados de aprendizaje sean específicos y claros.
- Procurar hacer que tus objetivos se puedan medir.
- Hacer que tus objetivos sean realistas. No trates de presentar demasiada información durante tu sesión de capacitación.
1.3
Practica tu presentación.
Practicar tu presentación te puede ayudar a presentar de manera
segura el material a tu público.
• Puedes
practicar solo en frente de un espejo.
• Presta
atención cuidadosa a la introducción y conclusión.
- Prepara material para repartir. Utilizar materiales para repartir puede ayudar a que tu público comprenda y retenga la información que presentes.
- Considera incluir copias impresas de todas las presentaciones.
- Los diagramas y las hojas de datos son excelentes documentos adicionales al material que repartas.
Parte
2 Utilizar
ayudas visuales
2.1
Prepara toda ayuda visual que puedas necesitar.
Las ayudas visuales pueden ser una manera excelente de representar
una información, puedes tratar de utilizar cuadros, videos o
imágenes para que así te ayuden a hacer que tus puntos sean
atractivos y fáciles de comprender.
- Mantén tus ayudas visuales de la manera más clara y simple.
- No dependas por completo de tus ayudas visuales durante tu sesión de capacitación.
- No repartas materiales mientras presentes una ayuda visual. Si planeas presentar alguna información con tu ayuda visual, no distribuyas información o materiales al mismo tiempo.
- Reparte todo material antes o después de usar una ayuda visual.
- Mantén al público enfocado en la ayuda visual cuando la estés presentando.
2.3
Ten listo un plan de respaldo.
La tecnología que uses durante una presentación a fin de mostrar la
ayuda visual puede malograrse o fallar. Asegúrate siempre de tener
otro método para presentar dicha información en caso de que no
puedas usar tu ayuda visual.
- Ten material impreso de alguna imagen o diagrama que puedas distribuir.
- Debes estar listo para presentar la información que un video cubra si no puedes utilizar un reproductor.
Parte
3 Cautivar
al público
- Pon a tu público en primer lugar. Después de que hayas practicado y preparado los objetivos de tu sesión de capacitación y tu presentación, tendrás que enfocarte en el público. Ellos son la razón por la cual desarrollas la sesión de capacitación y ahora tendrás que cautivarlos y presentarles de manera eficaz tu información.
- No te sientas nervioso cuando empieces. Acuérdate de tu preparación: aquellas personas que asistan estarán listas y emocionadas por aprender.
- Monitorea a tu público. Fíjate en la manera en que tu público recibe la información y en el nivel de interés y concentración. Ajusta el ritmo a fin de que mantengas interesado y cautivado a tu público.
- Mostrarse inquieto o mirar el reloj pueden ser señales de que tu público perdió el interés.
- Si las personas lucen distraídas, trata de volver a capturar su atención.
- Finaliza siempre con una sesión de preguntas y respuestas. Lo más probable es que tu público tenga bastantes preguntas sobre la información y capacitación nueva que les presentaste.
- Las preguntas y respuestas son muy importantes ya que permiten que tu público comprenda mejor el tema que se trató.
- Todo el público podrá aprender de una sola pregunta.
- Evalúa tu presentación. Si bien puede ser difícil aprender una manera de determinar objetivamente cómo te fue en tu presentación, existen algunos métodos que puedes utilizar a fin de conocer lo que funcionó y lo que no.
- Procura repartir una encuesta al final de tu sesión de capacitación.
- Considera dar un tipo de prueba al final de tu presentación. Esta prueba te permitirá conocer la cantidad de información que tu público retuvo.
Sugerencias
- Dar descansos ayuda a mantener enfocado y atento a tu público.
- Asegúrate de brindar cosas básicas, como hojas y lápices, para que las personas puedan tomar apuntes.
- Ajusta tu ritmo si sientes que están desatentos o que están perdiendo el interés.
